Studija slučaja:

Digitalna transformacija upravljanja HR procesima u više zemalja u kompaniji Pirnar d.o.o.

Predstavljanje klijenta

Pirnar d.o.o., je vodeći slovenački proizvođač premium ulaznih vrata, sa bogatom 50-godišnjom tradicijom inovacija i vrhunske izrade. Kompanija je izgradila značajno međunarodno prisustvo, posluje na više od 30 tržišta širom sveta i zapošljava više od 450 ljudi.

Iako se sedište kompanije nalazi u Sloveniji, značajan deo proizvodnje i upravljanja zaposlenima odvija se u Bosni i Hercegovini. Kako je kompanija rasla, upravljanje zaposlenima u više zemalja zahtevalo je prelazak sa ručnih administrativnih praksi na efikasniji i transparentniji digitalni okvir.

Izazovi

Pre modernizacije HR infrastrukture, Pirnar se oslanjao na kombinaciju Excel datoteka i ručnih administrativnih alata. Iako je ovakav pristup funkcionisao u ranijim fazama razvoja kompanije, sa rastom organizacije postao je operativno usko grlo. Pojavilo se nekoliko ključnih izazova:

  • Fragmentisani podaci i evidencije: Podaci o zaposlenima bili su raspoređeni na različitim lokacijama, što je dovodilo do dupliranih unosa i zastarelih evidencija. Nije postojao jedinstven i pouzdan izvor podataka o organizacionoj strukturi, radnim mestima ili internim promenama.
  • Administrativno opterećenje i rizik od grešaka: HR ugovori i dokumenti čuvali su se na različitim mestima, što je otežavalo kontrolu verzija i zahtevalo mnogo vremena. Ručna priprema dokumenata dodatno je povećavala rizik od administrativnih grešaka.
  • Nestandardizovan životni ciklus zaposlenih: Proces regrutacije uglavnom se odvijao ručno i nije bio povezan sa internim prilikama za razvoj i napredovanje. Onboarding nije imao standardizovan proces, pa su se novi zaposleni oslanjali na neformalne instrukcije ili mentore kako bi razumeli svoje uloge.
  • Neefikasni operativni procesi: Rutinski zadaci, poput upravljanja odsustvima, obavljali su se ručno, zbog čega je HR morao da prikuplja podatke iz više nepovezanih izvora kako bi pripremio potrebne izveštaje.
  • Nedostatak praćenja razvoja zaposlenih: Procene performansi nisu bile digitalizovane, što je gotovo onemogućavalo dosledno praćenje rezultata i korišćenje tih podataka za dugoročni razvoj zaposlenih i planiranje karijere.
  • Nedostaci u usklađenosti i bezbednosti: Upravljanje podacima u dve zemlje putem ručno vođenih datoteka stvaralo je izazove u pogledu bezbednosti podataka, sledljivosti pristupa i usklađenosti sa GDPR-om.

FledgeWorks rešenje

Kako bi rešila ove neefikasnosti, organizacija je implementirala FledgeWorks kao jedinstven HRM sistem koji omogućava ravnotežu između globalne doslednosti i neophodne usklađenosti sa lokalnim zahtevima.

Implementacija je obuhvatila:

  1. Centralizovanu HR platformu: Svi podaci o zaposlenima migrirani su u jedinstven sistem sa Microsoft Single Sign-On funkcionalnošću, čime je obezbeđeno da sve evidencije budu ažurne i dostupne sa jednog sigurnog mesta.
  2. Digitalizovano upravljanje životnim ciklusom zaposlenih: Svaka faza puta zaposlenog, od regrutacije i onboardinga do procena performansi, integrisana je u digitalni tok rada.
  3. Automatizaciju dokumenata i procesa: Sistem je uveo automatizovane predloške za ugovore i HR dokumenta, zajedno sa automatizovanim upravljanjem odsustvima i mogućnošću izveštavanja u realnom vremenu.
  4. Lokalnu i globalnu integraciju: Platforma je omogućila neophodna lokalna prilagođavanja različitim zakonima o radu i propisima o radnom vremenu u Sloveniji i Bosni i Hercegovini, uz istovremeno zadržavanje jedinstvenog organizacionog okvira.

Rezultati i uticaj

Prelazak na FledgeWorks predstavljao je suštinsku transformaciju načina na koji organizacija upravlja svojim zaposlenima i organizacionim znanjem. Rezultati digitalizacije uključuju:

  • Strateški fokus HR-a: Značajnim smanjenjem ručnog administrativnog rada, HR tim je preusmerio fokus sa administracije na strateške inicijative, poput razvoja zaposlenih i doprinosa dugoročnom rastu kompanije.
  • Operativna transparentnost: Kompanija sada ima transparentnu organizacionu strukturu sa jasno definisanim ulogama i uvidom u podatke o zaposlenima u realnom vremenu.
  • Unapređeno iskustvo zaposlenih: Zaposleni sada prolaze kroz standardizovan onboarding proces i imaju jasna očekivanja zahvaljujući digitalizovanom upravljanju performansama i transparentnim mogućnostima za razvoj karijere.
  • Veća tačnost i usklađenost: Automatizacija je dovela do manjeg broja grešaka u dokumentaciji i unapredila bezbednost podataka i usklađenost sa GDPR-om kroz bolju kontrolu i sledljivost pristupa.
  • Rast zasnovan na podacima: Pouzdani HR podaci sada podržavaju kvalitetnije strateško donošenje odluka i obezbeđuju skalabilnost potrebnu kompaniji dok nastavlja da ulazi na nova međunarodna tržišta.

Zaključak

Povezivanjem i pojednostavljivanjem HR procesa, organizacija je stvorila održivo okruženje u kojem fokus ostaje na podršci zaposlenima i podsticanju inovacija.

ZAKAŽITE DEMO DANAS