Studija slučaja:

Nova KBM (OTP banka) transformiše HR i obračun zarada uz FledgeWorks

Predstavljanje klijenta

Nova KBM (OTP bank), je univerzalna, sistemski značajna banka sa više od 150 godina bankarske tradicije u Sloveniji. Pod okriljem fonda Apollo Global Management International Finance Fund, L.L.C. (Apollo) i Evropske banke za obnovu i razvoj (EBRD), banka je ostvarivala viziju da postane najbolja banka u Sloveniji.

Banka, koja je 1. aprila 2020. godine imala 1.151 zaposlenog i bila druga najveća banka u Sloveniji, pružala je kvalitetna, savremena, sigurna i profitabilna finansijska rešenja za ostvarivanje ličnih i poslovnih ciljeva.

U februaru 2020. godine Nova KBM, danas OTP banka, uspešno je završila akviziciju Abanke i započela proces spajanja dve banke, čiji je završetak bio planiran do kraja 2020. godine. Nova, objedinjena banka trebalo je da bude još snažnija i prisutna širom zemlje kroz najširu mrežu poslovnica.

Izazovi klijenta

Nova KBM (OTP banka) bila je svesna da su razvoj zaposlenih i efikasno upravljanje procesima ljudskih resursa ključni za pružanje kvalitetnih bankarskih usluga. Poslednjih godina, pod rukovodstvom novog menadžmenta, banka je sistematski unapređivala internu efikasnost organizacije sa ciljem usklađivanja sa poslovnom strategijom zasnovanom na pet stubova: razvoj zaposlenih i organizaciona kultura, izvrsnost u pružanju usluga klijentima, operativna efikasnost, rast i profitabilnost, upravljanje rizicima i usklađenost poslovanja.

U oblasti ljudskih resursa, odnosno upravljanja ljudskim resursima, unapređenje radnih procesa bilo je usmereno na omogućavanje brzog pristupa i razmene ključnih podataka, uvođenje efikasnih radnih procesa i praćenje ostvarivanja planiranih individualnih ciljeva performansi.

Zbog velikog broja zaposlenih, složenih procedura, od kojih su se neke do tada sprovodile bez automatizacije, kao i razuđene organizacione strukture, banci je bila potrebna sveobuhvatna digitalizacija HR procesa i procesa obračuna zarada.

Ciljevi definisani na početku projekta

  • Efikasnija i brža realizacija HR administracije i HR procesa regrutacije, onboardinga, upravljanja performansama, nagrađivanja prema učinku i razvoja zaposlenih.
  • Optimizacija i ubrzavanje svih postupaka pripreme podataka, obračuna zarada i drugih isplata.
  • Unapređenje i automatizacija procesa praćenja, ocenjivanja i nagrađivanja performansi zaposlenih, uz uvažavanje i individualnog učinka i poslovne uspešnosti kompanije.
  • Obezbeđivanje jedinstvenog unosa svih podataka i njihove 100% doslednosti.
  • Eliminisanje nedoslednosti i automatizacija prenosa podataka iz HR sistema u sistem za obračun zarada.

Rešenje

Rešenje za Nova KBM (OTP banku) bila je implementacija integrisanih aplikacija FledgeHR i FledgePayroll, koje obezbeđuju digitalnu platformu za ostvarivanje svih ciljeva klijenta u projektu unapređenja procesa ljudskih resursa.

FledgeHR rešenje omogućava uspostavljanje složenih organizacionih struktura kroz različite poslovne segmente i funkcije organizacije. Elementi organizacione strukture uključuju mesta troška, radna mesta i pozicije zaposlenih u organizacionoj strukturi banke, koji su međusobno povezani. Sve to omogućava jednostavan pregled celokupne organizacije, kao i pregled rasporeda zaposlenih prema radnim mestima i pozicijama.

HR administracija u FledgeHR-u je jednostavna i transparentna, dok se ponavljajući poslovi automatizuju.

Po završetku implementacije svih modula, FledgeHR rešenje omogućava digitalizaciju i efikasnije sprovođenje svih HR procesa: regrutacije, onboardinga, upravljanja performansama, nagrađivanja i razvoja zaposlenih, u skladu sa specifičnim i opštim kompetencijama potrebnim za uspešno i efikasno obavljanje pojedinačnih poslova.

FledgeHR takođe omogućava procenu kompetencija metodom 360 stepeni i razvoj zaposlenih usmeren na rezultate, posebno u oblastima kompetencija koje su najvažnije za vrhunsko obavljanje posla.

Rešenje za obračun zarada i drugih isplata, FledgePayroll, omogućava brzu pripremu i obradu podataka. Zahvaljujući ugrađenim automatizovanim kontrolama, obezbeđuje doslednost i 100% tačnost podataka u procesu obračuna zarada. Uz pomoć dinamičkih izveštaja generišu se svi potrebni pregledi i izveštaji.

Implementacija

Sinhronizovana i paralelna implementacija FledgeHR i FledgePayroll rešenja.

Faza 1: Priprema i pokretanje FledgeHR aplikacije

Faza 2: Uspostavljanje organizacije i HR administracije

  • Postavljanje organizacije Nova KBM u FledgeHR aplikaciji.
  • Priprema i uvoz podataka o zaposlenima u FledgeHR.

Faza 3: Priprema i pokretanje FledgePayroll aplikacije

  • Povezivanje FledgePayroll-a sa sistemom za evidenciju prisustva.
  • Obračun zarada i drugih isplata u FledgePayroll-u.
  • Povezivanje FledgePayroll-a sa back-office sistemima (General Ledger, Bank net).
  • FledgeHR & Payroll: elektronsko obaveštavanje o isplatama.

Faza 4: Priprema konsolidovanih podataka za stvarne paralelne obračune

  • Lokalna i korisnička podešavanja.
  • Migracija testnih podataka.
  • Zajedničko testiranje sa korisnikom i uvodna prezentacija.
  • Detaljna obuka na testnim podacima.
  • Uspostavljanje dela HR evidencije koji se odnosi na zarade.
  • Priprema podataka za obračun, „prisustvo“.

Faza 5: Tri paralelna testna obračuna

  • Ulazni podaci iz „starog“ produkcionog obračuna.
  • Provera obračuna, rekapitulacija, REK obrazaca i prenosa.
  • Izvršena su tri paralelna uporedna obračuna.
  • Produkciono pokretanje rešenja.

Faza 6: HR procesi koji su još bili u fazi implementacije

  • Upravljanje prema ciljevima i sistem nagrađivanja.
  • Regrutacija i proces selekcije kandidata.
  • Onboarding i probni rad.

Faza 7: Procesi planirani za implementaciju

  • Proces učenja i razvoja zaposlenih.
  • Modeli specifičnih, odnosno funkcionalnih kompetencija.
  • Proces razvoja karijere.
  • HR planiranje.

Faza 8: Unapređenja i dalji razvoj

Implementirano rešenje i rezultati

  • Rešenje je na jedinstven način digitalizovalo HR procese i HR administraciju, kao i sve postupke pripreme i obračuna zarada i drugih isplata.
  • Digitalna organizaciona šema omogućava transparentan i jasan pregled pozicija, radnih mesta i mesta troška.
  • Svi zaposleni mogu sa različitih elektronskih uređaja da pristupe svojim ličnim dosijeima sa podacima i dokumentima. Putem elektronski podnetih zahteva mogu da komuniciraju i menjaju podatke na osnovu kojih ostvaruju svoja prava.
  • Kreiranje HR dokumenata uz pomoć predložaka i automatizacije moguće je u svega nekoliko klikova.
  • FledgeHR omogućava upravljanje performansama kroz upravljanje prema ciljevima, čime se zaposlenima jasno definišu očekivanja kako bi tačno znali šta se od njih očekuje.
  • Ocenjivanje performansi i pripadajuće nagrađivanje zasnivaju se na jasno definisanim kriterijumima merenja.
  • Razvoj zaposlenih zasniva se na modelu opštih kompetencija i katalogu specifičnih kompetencija.
  • FledgeHR sistem je sadržajno i procesno povezan i integrisan sa FledgePayroll sistemom za obračun zarada. Time se obezbeđuju tačnost i brzina pripreme podataka za obračun, jer nema potrebe za dodatnim unosom HR podataka u modul za zarade, čime se sprečavaju greške nastale usled nedoslednosti podataka.
  • Zahvaljujući ugrađenoj logici prilagođenoj radu u velikim poslovnim sistemima, FledgePayroll je omogućio brži i efikasniji rad u procesima pripreme i sprovođenja obračuna i izveštavanja.
  • Dodatni izveštaji, prilagođeni potrebama klijenta, omogućavaju generisanje specifičnih i kvalitetnih informacija potrebnih za donošenje važnih upravljačkih odluka.

Prednosti

  • Digitalizacija je povećala efikasnost HR procesa i administracije.
  • Omogućen je jednostavan i sveobuhvatan uvid u podatke o zaposlenima i njihovom mestu u organizaciji.
  • Ubrzan je i unapređen proces pripreme podataka i sprovođenja obračuna zarada i drugih isplata.
  • Obezbeđena je 100% usklađenost sa GDPR regulativom, uključujući bezbednost podataka, revizijski trag i ostvarivanje individualnih prava putem elektronskih obrazaca.
  • Sistem kroz FledgeHR i FledgePayroll obezbeđuje jedinstven unos svih informacija.
  • Praćenje i ocenjivanje performansi zaposlenih sprovode se efikasno i transparentno, a zaposleni su u svakom trenutku upoznati sa očekivanjima i kriterijumima za merenje uspešnosti.
  • FledgeHR omogućava odgovarajuću učestalost povratnih informacija, jer je način njihovog pružanja digitalizovan, a samim tim brz i jednostavan.
  • Razvoj zaposlenih usmeren je na znanja, veštine i sposobnosti koje su najvažnije za uspešno obavljanje posla.
ZAKAŽITE DEMO DANAS