Studija slučaja KOTO o uticaju digitalizacije HR funkcije na angažovanost zaposlenih – prikaz sveske sa natpisom 'Case Study' i naliv-pera.

Studija slučaja: Uticaj digitalizacije HR funkcije na iskustvo i angažovanost zaposlenih u kompaniji KOTO

24/06/2025/inBlog, SRB

Urša Mlakar, direktorka razvoja i upravljanja ljudskim resursima 
Anita Čolić, HR ekspert

Osiguravanje digitalnih kapaciteta kao prvi korak ka digitalnoj transformaciji 

Pre tri godine, KOTO je započeo proces digitalne transformacije. Usvojili smo strategiju digitalne transformacije i definisali projekte koji će nas voditi kroz proces digitalizacije poslovanja. Prioritet smo dali projektima koji povećavaju naše digitalne kapacitete. U oblasti ljudskih resursa postavili smo sledeće ciljeve: 

  1. Optimizacija HR procesa, 
  2. Obnova modela kompetencija i uključivanje kompetencija koje će podržati zaposlene u procesu poslovne digitalizacije i digitalne ekonomije, 
  3. Izgradnja kulture za digitalizaciju, 
  4. Uspostavljanje digitalne baze znanja. 

Prvi korak na našem putu bila je obnova i digitalizacija HR procesa. Digitalizacija HR procesa ključni je korak u digitalnoj transformaciji iz nekoliko razloga: 

  • Automatizacija rutinskih zadataka omogućava HR timu da se fokusira na strategiju i razvoj zaposlenih. 
  • Digitalizovani HR procesi omogućavaju analitiku koja pomaže menadžmentu da donosi brže i informisanije odluke. 
  • Poboljšava iskustvo zaposlenih. 
  • Omogućava bolje praćenje i upravljanje talentima zaposlenih. 

Kako bismo efikasno podržali svaki od ovih procesa, kao i osnovnu HR administraciju, odlučili smo da 2022. godine digitalizujemo HR funkciju na platformi FledgeWorks. Svesni smo da način na koji se sprovode HR procesi ima veliki uticaj na iskustvo zaposlenih. Životni stil zaposlenih u privatnom životu oblikovao je njihova očekivanja na radnom mestu. Jedan od glavnih fokusa digitalne transformacije HR funkcije u KOTO-u bio je upravo menadžment iskustva zaposlenih. Želeli smo da tehnologija podrži sve HR procese, učini ih prilagođenim zaposlenima i omogući pozitivno radno iskustvo. Cilj nam je bio da ubrzamo i olakšamo rad, osiguramo nesmetanu komunikaciju, omogućimo pristup podacima s bilo kog mesta, povećamo transparentnost, podstaknemo brzu povratnu informaciju, omogućimo merenje uspeha i analizu potreba zaposlenih, te unapredimo radne procese. 

Dve godine nakon uvođenja informacionog sistema FledgeWorks, možemo reći da smo ostvarili većinu ciljeva. Digitalizacija nam je omogućila značajnu uštedu vremena u administrativnim HR zadacima i obezbedila digitalno okruženje za HR procese koje direktno utiču na angažovanost i iskustvo zaposlenih. Digitalizacija nije samo osnažila HR sektor, već i same zaposlene, koji sada mogu samostalno pristupati HR podacima, informacijama i dokumentima. Takođe, zaposleni i posebno menadžeri sada jednostavno i efikasno učestvuju u HR procesima – od zapošljavanja i onboarding-a do upravljanja učinkom i razvoja.

Uticaji na iskustvo i angažovanost zaposlenih

 

  • Digitalizacija HR administracije i uvođenje self-service opcija pozitivno su uticali na iskustvo zaposlenih. Automatizacija administrativnih zadataka smanjila je ručni unos podataka i greške, dok je samostalni pristup HR podacima povećao osećaj kontrole i odgovornosti zaposlenih. Smanjenje administrativnog opterećenja doprinosi većem zadovoljstvu i angažovanosti. 
  • Digitalna podrška procesu zapošljavanja olakšava odabir pravog kandidata, omogućava objektivniju procenu i poboljšava iskustvo kandidata tokom prijave i selekcije. Automatizovane poruke omogućavaju brzu povratnu informaciju kandidatima, dok jednostavna organizacija intervjua smanjuje administrativno opterećenje. 
  • Digitalizovan onboarding proces omogućava novim zaposlenima jasan pregled očekivanja, pristup radnoj opremi i uputstvima, kao i transparentne povratne informacije. Time se osigurava sistematičniji i dosledniji onboarding, što doprinosi boljoj integraciji i osećaju pripadnosti novozaposlenih. 
  • Upravljanje učinkom direktno utiče na angažovanost zaposlenih kroz povezivanje misije i vizije kompanije s individualnim ciljevima zaposlenih. Digitalna podrška omogućava transparentnost, lakše postavljanje i praćenje ciljeva, kao i vođenje razvojnih razgovora između menadžera i zaposlenih. 
  • Obuka i razvoj zaposlenih su unapređeni kroz povezivanje ciljeva kompetencija sa odgovarajućim programima obuke. Sistem omogućava kreiranje i praćenje obuka, što podstiče samostalnost zaposlenih, razvoj njihovih veština i povećava osećaj lične vrednosti i samopouzdanja.

Zaključak

Modernizacijom i digitalnom podrškom ovih procesa, postavili smo snažne temelje za dalji razvoj HR funkcije, alata i zaposlenih. Ove promene olakšaće nam suočavanje s budućim izazovima, posebno u oblasti razvoja karijera zaposlenih.

Cloud susreće UIPortret Andreja Stojanovskog pored naslova bloga 'Cloud susreće AI', koji govori o budućnosti HR tehnologije kroz integraciju veštačke inteligencije i cloud rešenja.Ilustracija koja predstavlja ključne kompetencije CHRO-a u digitalnom dobuKljučne kompetencije CHRO-a za uspešnu digitalnu transformaciju