Celovita kadrovska rešitev

Play Video

Predstavitev

Stranka:

Tosla d.o.o.
Železna cesta 8a, Ljubljana, Slovenija

Panoga:

Proizvodnja drugih prehrambenih izdelkov

Cilji:

  • Notranja učinkovitost organizacije.
  • Kakovostno ravnanje z zaposlenimi.

Predstavitev naročnika

Tosla, slovenski start-up v prehranski industriji, je inovator na področju sladil. Podjetje je mlado, ustanovljeno leta 2014 in trenutno zaposluje 15 ljudi.

Proizvaja visoko kakovostne, naravne in okusne sirupne pripravke. Njihovi proizvodi se uporabljajo v mlečni, pekarski, slaščičarski, pijačarski in nutracevtski industriji. Razvijajo tudi lastne proizvodne linije in nudijo tudi “private labeling“. Podjetje je zavezano inovativnosti in se sooča s hitro rastjo. Regionalno je prisotno na trgih zahodne Evrope in Savdske Arabije. Izvoz predstavlja 97 % prozvodnje.

Izzivi naročnika

Zaradi hitre rasti podjetja so se pojavili izzivi ravnanja s človeškimi viri. V podjetju so želeli vzpostaviti strukturiran pristop k ravnanju z zaposlenimi ter opredeliti ključne kadrovske procese. S tem so želeli tudi povečati kompetentnost in lojalnost zaposlenih ter uspešnost njihove izvedbe dela.  

Vodstvo se je zavedalo, da so za uresničevanje ambicioznih ciljev potrebni kompetentni, motivirani in lojalni kadri. Cilj je bil vzpostaviti notranjo učinkovitost organizacije, ki bi omogočala kakovost izdelkov v fazi hitre rasti družbe in kakovostno ravnanje z zaposlenimi.

Študija primera

Rešitev

Rešitev zajema tri ključne elemente za uspešno ravnanje z zaposlenim. Vzpostavitev ustreznih kadrovskih procesov, vpeljavo aplikacije FledgeHR, s pomočjo katere se bodo procesi učinkovito izvajali in na licu mesta usposabljanje/coaching, ključnih zaposlenih, ki bodo sodelovali pri izvedbi kadrovskih procesov

V prvi fazi je potrebno posodobiti sistemizacijo delovnih mest ter izdelati opise delovnih mest  za vsa delovna mesta v družbi Tosla in pravilnik o sistemizaciji.

V drugi fazi sledi izdelava modela kompetenc, katerega namen je opredelitev kriterijev merjenja usposobljenosti človeških virov za dosego zastavljenih ciljev, oz. uresničitev vizije družbe. V tej fazi je potrebno tudi opredeliti proces ocenjevanja kompetentnosti (270°, 360° ali skozi dialog med vodjo in ocenjevancem).

V tretji fazi sledi vpeljava sistema ciljnega vodenja in izdelava osebnih poslovnih načrtov za zaposlene. O ciljih je potrebno uvesti redne razgovore med vodji in zaposlenimi, katerih rezultat bo objektivna ocena uspešnosti doseganja zastavljenih ciljev posameznika, ki bo osnova za izračun variabilnega dela plače.

Sledi vpeljava informacijske podpore FledgeHR za učinkovito izvajanje kadrovskih procesov in administracije.

Da bodo novi procesi zaživeli v praksi, je potrebno usposabljanje/coaching zaposlenih, ki jih bodo izvajali.

Implementacija

Priprava projekta:

  • Opredelitev ključnih dejavnikov uspešnosti.

Faza 1: posodobitev sistemizacije delovnih mest

  • Posodobitev opisov delovnih mest.
  • Izdelava pravilnika o sistemizaciji delovnih mest.

Faza 2: izdelava modela kompetenc.

  • Opredelitev modela splošnih kompetenc.
  • Opredelitev kompetenc delovnih mest.
  • Izdelava kataloga specifičnih kompetenc.
  • Opredelitev procesa ocenjevanja kompetentnosti zaposlenih.

Faza 3: Vpeljava procesa Ciljno vodenje.

  • Vpeljava ciljnega vodenja.
  • Izobraževanje vodstva.

Faza 4: Posodobitev sistema nagrajevanja po uspešnosti.

  • Opredelitev sistema nagrajevanja po uspešnosti.
  • Predstavitev novega sistema nagrajevanja.

Faza 5: impelementacija naslednjih sklopov aplikacije FledgeHR za podporo kadrovskim procesom in kadrovski administraciji.

  • organizacijska struktura,
  • kadrovska administracija,
  • podpora kadrovskim procesom, ter
  • analize in poročanje

Faza 6: spremljanje delovanja in podpora.

Rešitev

Rešitev v akciji

  • Vsi kadrovski dokumenti in procesi so shranjeni in se izvajajo preko aplikacije FledgeHR.
  • Vsi zaposleni imajo neprestano dostop iz različnih elektronskih naprav do svojih osebnih map s podatki in dokumenti. Svoje pravice lahko uveljavljajo preko elektronskih obrazcev.
  • Kreiranje kadrovskih dokumentov je s pomočjo predlog in avtomatizacije možno le z nekaj kliki.
  • Pri upravljanju uspešnosti dela vodje s ciljnim vodenjem postavljajo cilje zaposlenim, zato le ti natančno vedo, kaj se od njih pričakuje. Vsak cilj ima jasno podane pričakovane rezultate, kriterije merjenja in enote mere.
  • Osebni cilj so preko ciljev timov in skupin kaskadno povezani s skupnimi cilji podjetja za tekoče poslovno obdobje.
  • Ocenjevanje uspešnosti izvedbe dela in posledično nagrajevanje po uspehu dela poteka na podlagi jasno opredeljenih kriterijev merjenja.
  • Vodje izvajajo redne razgovore o izvedbi dela z zaposlenimi.
  • Pri izračunavanju variabilnega dela plače se upošteva tako osebna delovna uspešnost zaposlenega, kot tudi uspešnost samega podjetja.
  • Razvoj zaposlenih poteka na osnovi modela splošnih in kataloga specifičnih kompetenc.
  • Podajanje povratnih informacij poteka hitro in učinkovito preko aplikacije FledgeHR.

Rezultati

  • Dvig učinkovitosti dokumentnih kadrovskih tokov. Vse je na enem mestu.
  • Zagotovljena je skladnosti z GDPR uredbo (varnost podatkov, revizijska sled, uveljavljanje pravic posameznika preko elektronskih obrazcev).
  • Zaposleni so opolnomočeni zaradi možnosti dostopa do svojih podatkov in dokumentov, kadrkoli in iz katerekoli naprave z aplikacijo FledgeHR.
  • Za kreiranje novih kadrovskih dokumentov je zaradi predlog v aplikaciji in avtomatizacije vnosov potrebno manj časa.
  • Vodje skozi aplikacijo Fledge učinkovito vodijo proces upravljanja uspešnosti dela zaposlenih.
  • Komunikacija o delovnih prioritetah je skozi proces ciljnega vodenja jasna in razumljiva.
  • Dvig motivacije zaposlenih, saj so tisti, ki več prispevajo tudi bolj nagrajeni.
  • Nagrajevanje zaposlenih je premo sorazmerno z uspešnostjo podjetja in osebno uspešnostjo.
  • Razvoj zaposlenih je usmerjen v znanja, veščine in sposobnosti, ki so najpomembnejše za uspešno opravljanje dela.
  • Zaposleni in vodje, zaradi enostavnosti podajanja/zahtevanja povratnih informacij pogosteje podajajo povratne informacije, zato je manj komunikacijskih nesporazumov.

Usmerite kadrovske procese v ljudi in ne v papirje!​