Izzivi
Pred uvedbo sistema FledgeWorks je podjetje uporabljalo Excelove datoteke in različna administrativna orodja za upravljanje kadrovskih podatkov. Takšen način dela je z rastjo organizacije postajal vse manj učinkovit.
Ključni izzivi so bili:
- kadrovski podatki so bili razpršeni med različnimi lokacijami in evidencami,
- podvajanje podatkov ter neusklajene in zastarele informacije,
- dokumentacija zaposlenih je bila shranjena na različnih mestih, kar je oteževalo upravljanje različic in pripravo dokumentov,
- postopki zaposlovanja in uvajanja novih zaposlenih niso bili standardizirani,
- upravljanje odsotnosti in priprava poročil sta zahtevala veliko ročnega dela,
- spremljanje uspešnosti zaposlenih ni bilo digitalizirano, kar je omejevalo možnosti za sistematičen razvoj zaposlenih,
- upravljanje podatkov v dveh državah je predstavljalo dodaten izziv z vidika sledljivosti, varnosti podatkov in skladnosti z GDPR.
Rešitev FledgeWorks
Za odpravo teh izzivov je podjetje uvedlo FledgeWorks kot enoten HRM sistem, ki omogoča poenotene HR procese ob hkratnem upoštevanju lokalnih zakonodajnih zahtev.
1. Centralizirano upravljanje kadrovskih podatkov
Vsi podatki o zaposlenih so bili preneseni v enoten sistem, ki predstavlja osrednje mesto za upravljanje kadrovskih evidenc, organizacijske strukture in sprememb v organizaciji.
2. Digitalizacija ključnih HR procesov
Vsi ključni procesi, od zaposlovanja in uvajanja do spremljanja uspešnosti zaposlenih, so bili povezani v enotno digitalno okolje.
3. Avtomatizacija dokumentov in procesov
Sistem je omogočil uporabo predlog za pripravo pogodb in drugih kadrovskih dokumentov, avtomatizirano upravljanje odsotnosti ter sprotno poročanje.
4. Podpora poslovanju v več državah
FledgeWorks je omogočil poenoten okvir za upravljanje HR procesov v Sloveniji in Bosni in Hercegovini ob upoštevanju lokalnih zahtev posamezne države.
Rezultati in učinki
Digitalizacija HR procesov je podjetju Pirnar prinesla številne koristi:
- zmanjšanje administrativnega dela in več časa za aktivnosti z višjo dodano vrednostjo,
- enoten vir kadrovskih podatkov za celotno organizacijo,
- boljši pregled nad organizacijsko strukturo, delovnimi mesti in zaposlenimi,
- standardiziran proces uvajanja novih zaposlenih,
- digitalizirano spremljanje uspešnosti zaposlenih,
- izboljšano upravljanje dokumentacije in zmanjšanje možnosti napak,
- večja varnost podatkov in boljša sledljivost dostopov,
- učinkovitejše izvajanje HR procesov v več državah.
Zaključek
Z uvedbo sistema FledgeWorks je podjetje Pirnar uspešno poenotilo HR procese v mednarodnem okolju ter vzpostavilo enotno digitalno okolje za upravljanje kadrovskih podatkov, dokumentacije in ključnih HR procesov.
Digitalizacija je zmanjšala administrativne obremenitve, izboljšala kakovost podatkov in omogočila učinkovitejše izvajanje HR procesov v različnih državah. Podjetje je tako pridobilo trdne temelje za nadaljnjo rast, razvoj zaposlenih in širitev na mednarodnih trgih.
