Izzivi naročnika
Nova KBM (OTP banka) se je zavedala, da sta razvoj zaposlenih in učinkovito upravljanje kadrovskih procesov ključna za zagotavljanje kakovostnih bančnih storitev.
V zadnjih letih je pod vodstvom novega managementa sistematično izboljševala notranjo učinkovitost organizacije, da bi zagotovila usklajenost s poslovno strategijo, ki temelji na petih stebrih: razvoj zaposlenih in organizacijska kultura, odličnost pri storitvah za stranke, operativna učinkovitost, rast in dobičkonosnost ter upravljanje tveganj in skladnost poslovanja.
Na področju človeških virov je bila prenova delovnih procesov usmerjena v zagotavljanje hitrega dostopa do ključnih podatkov in njihove izmenjave, uvedbo učinkovitejših delovnih procesov ter spremljanje doseganja načrtovanih individualnih ciljev uspešnosti.
Zaradi velikega števila zaposlenih, kompleksnih postopkov, od katerih so se nekateri do takrat izvajali brez avtomatizacije, ter razvejane organizacijske strukture je banka potrebovala celovito digitalizacijo kadrovskih procesov in procesa obračuna plač.
Cilji, zastavljeni na začetku projekta
- Učinkovitejše in hitrejše izvajanje kadrovske administracije ter procesov zaposlovanja, uvajanja v delo, upravljanja uspešnosti, nagrajevanja glede na uspešnost in razvoja zaposlenih.
- Optimizacija in pospešitev vseh postopkov priprave podatkov za obračun plač in drugih izplačil.
- Posodobitev in avtomatizacija procesa spremljanja, ocenjevanja in nagrajevanja uspešnosti zaposlenih, pri čemer se upoštevata tako uspešnost posameznika kot uspešnost podjetja.
- Zagotovitev enotnega vnosa vseh podatkov in njihove 100-odstotne doslednosti.
- Odprava neskladnosti ter avtomatizacija prenosa podatkov iz kadrovskega sistema v sistem za obračun plač.
Rešitev
Rešitev za Novo KBM (OTP banko) je bila implementacija integriranih aplikacij FledgeHR in FledgePayroll, ki zagotavljata digitalno platformo za doseganje vseh ciljev naročnika v okviru projekta prenove kadrovskih procesov.
Rešitev FledgeHR omogoča vzpostavitev kompleksnih organizacijskih struktur v različnih poslovnih segmentih in funkcijah organizacije. Elementi organizacijske strukture vključujejo stroškovna mesta, delovna mesta in pozicije zaposlenih v organizacijski strukturi banke, ki so med seboj povezani. To omogoča enostaven pregled celotne organizacije ter razporeditve zaposlenih po delovnih mestih in pozicijah.
Kadrovska administracija v FledgeHR je preprosta in pregledna, ponavljajoča se opravila pa so avtomatizirana.
Po zaključku implementacije vseh modulov rešitev FledgeHR omogoča digitalizacijo in učinkovitejše izvajanje vseh kadrovskih procesov: zaposlovanja, uvajanja v delo, upravljanja uspešnosti, nagrajevanja in razvoja zaposlenih v skladu s specifičnimi in splošnimi kompetencami, potrebnimi za uspešno in učinkovito delo na posameznih delovnih mestih.
FledgeHR omogoča tudi ocenjevanje kompetenc po metodi 360 stopinj ter razvoj zaposlenih, usmerjen v rezultate in v kompetence, ki so najpomembnejše za odlično opravljanje dela.
Rešitev FledgePayroll za obračun plač in drugih izplačil omogoča hitro pripravo in obdelavo podatkov. Z vgrajenimi avtomatiziranimi kontrolami zagotavlja doslednost in 100-odstotno točnost podatkov v procesu obračuna plač. S pomočjo dinamičnih poročil je mogoče pripraviti vse potrebne izpise in poročila.
Implementacija
Implementacija rešitev FledgeHR in FledgePayroll je potekala usklajeno in vzporedno.
1. faza: Priprava in zagon aplikacije FledgeHR
2. faza: Vzpostavitev organizacije in kadrovske administracije
- Vzpostavitev organizacije Nova KBM v aplikaciji FledgeHR.
- Priprava in uvoz podatkov o zaposlenih v FledgeHR.
3. faza: Priprava in zagon aplikacije FledgePayroll
- Povezava FledgePayroll s sistemom za evidenco prisotnosti.
- Obračun plač in drugih izplačil v FledgePayroll.
- Povezava FledgePayroll z zalednimi sistemi (General Ledger, Bank net).
- FledgeHR & Payroll: elektronsko obveščanje o izplačilih.
4. faza: Priprava konsolidiranih podatkov za dejanske vzporedne obračune
- Lokalne in uporabniške nastavitve.
- Migracija testnih podatkov.
- Skupno testiranje z uporabnikom in uvodna predstavitev.
- Podrobno usposabljanje na testnih podatkih.
- Vzpostavitev plačnega dela kadrovske evidence.
- Priprava podatkov za obračun, »prisotnost«.
5. faza: Trije vzporedni testni obračuni
- Vhodni podatki iz »starega« produkcijskega obračuna.
- Preverjanje obračunov, rekapitulacij, REK obrazcev in prenosov.
- Izvedeni so bili trije vzporedni primerjalni obračuni.
- Produkcijski zagon rešitve.
6. faza: Kadrovski procesi, ki so bili še v fazi implementacije
- Vodenje po ciljih in sistem nagrajevanja.
- Izbor kadrov in selekcijski postopek.
- Uvajanje v delo in poskusno delo.
7. faza: Procesi, načrtovani za implementacijo
- Proces učenja in razvoja zaposlenih.
- Modeli specifičnih oziroma funkcionalnih kompetenc.
- Proces kariernega razvoja.
- Kadrovsko načrtovanje.
8. faza: Izboljšave in nadaljnji razvoj
Implementirana rešitev in rezultati
- Rešitev je enotno digitalizirala kadrovske procese in kadrovsko administracijo ter vse postopke priprave in obračuna plač in drugih izplačil.
- Digitalni organigram omogoča pregleden in jasen prikaz pozicij, delovnih mest in stroškovnih mest.
- Vsi zaposleni lahko z različnih elektronskih naprav dostopajo do svojih osebnih map s podatki in dokumenti. Prek elektronsko oddanih vlog lahko posredujejo in spreminjajo podatke, na podlagi katerih uveljavljajo svoje pravice.
- Ustvarjanje kadrovskih dokumentov s pomočjo predlog in avtomatizacije je mogoče z le nekaj kliki.
- FledgeHR omogoča upravljanje uspešnosti z vodenjem po ciljih, s čimer se zaposlenim jasno določijo pričakovanja, da natančno vedo, kaj se od njih pričakuje.
- Ocenjevanje uspešnosti in posledično nagrajevanje temeljita na jasno določenih merilih.
- Razvoj zaposlenih temelji na modelu splošnih kompetenc in katalogu specifičnih kompetenc.
- Sistem FledgeHR je vsebinsko in procesno povezan ter integriran s sistemom FledgePayroll za obračun plač. To zagotavlja točnost in hitrost priprave podatkov za obračun plač, saj dodatni vnos kadrovskih podatkov v plačni modul ni potreben, s čimer se preprečujejo napake zaradi neskladnih podatkov.
- Z vgrajeno logiko, prilagojeno delovanju v velikih poslovnih okoljih, je FledgePayroll omogočil hitrejše in učinkovitejše delo pri pripravi in izvedbi obračunov ter poročanju.
- Dodatna poročila, prilagojena potrebam naročnika, omogočajo pripravo prilagojenih in specifičnih informacij za sprejemanje pomembnih vodstvenih odločitev.
Prednosti
- Digitalizacija je povečala učinkovitost kadrovskih procesov in administracije.
- Omogočen je enostaven in celovit vpogled v podatke o zaposlenih ter njihovo mesto v organizaciji.
- Priprava podatkov ter izvajanje postopkov za obračun plač in drugih izplačil sta hitrejša in učinkovitejša.
- Zagotovljena je 100-odstotna skladnost z uredbo GDPR, vključno z varnostjo podatkov, revizijsko sledjo in uveljavljanjem individualnih pravic prek elektronskih obrazcev.
- Sistem prek FledgeHR in FledgePayroll zagotavlja enkraten vnos vseh informacij.
- Spremljanje in ocenjevanje uspešnosti zaposlenih potekata učinkovito in pregledno, zaposleni pa so vedno seznanjeni s pričakovanji in merili za ocenjevanje njihove uspešnosti.
- FledgeHR zagotavlja ustrezno pogostost povratnih informacij, saj je način njihovega podajanja digitaliziran ter zato hiter in preprost.
- Razvoj zaposlenih je usmerjen v znanja, veščine in sposobnosti, ki so najpomembnejši za uspešno delo.
