Študija primera:

Implementacija sistema FledgeWorks v podjetju Barrandov Studio a.s.

Predstavitev naročnika

Barrandov Studio a.s. je eden največjih in najstarejših filmskih studiev v Evropi. Od ustanovitve leta 1931 je v njegovih studiih nastalo več kot 5.000 čeških in mednarodnih filmov. Danes ostaja pomembno središče filmske industrije in zaposluje približno 150 sodelavcev.

Kadrovska funkcija je bila več let v celoti zunanje izvajana, kar je omejevalo učinkovitost procesov, dostopnost podatkov in preglednost upravljanja zaposlenih. Podjetje je zato v sodelovanju s češkim partnerjem Conectio izvedlo digitalizacijo HR procesov s sistemom FledgeWorks.

Izzivi

Pred uvedbo sistema FledgeWorks se je podjetje soočalo z več organizacijskimi in operativnimi izzivi:

  • pomanjkanje enotne evidence zaposlenih, zaradi česar so bili podatki razpršeni in pogosto neusklajeni,
  • ročno izvajanje kadrovske administracije in upravljanje življenjskega cikla zaposlenega s pomočjo Excelovih datotek in dokumentov,
  • zamudna priprava kadrovskih poročil za vodstvo,
  • papirno evidentiranje delovnega časa in odsotnosti,
  • nepregleden proces zaposlovanja brez centralne evidence kandidatov in ustrezne podpore zahtevam GDPR,
  • omejen dostop do informacij za zaposlene brez računalnika ali elektronskega naslova.

Posledica so bile večje administrativne obremenitve, več možnosti za napake in slabša preglednost HR procesov.

Rešitev FledgeWorks

FledgeWorks je omogočil celovito digitalizacijo ključnih HR procesov:

  • avtomatizacijo kadrovske administracije in centralizacijo podatkov o zaposlenih v enotnem sistemu,
  • digitalizacijo procesa uvajanja novih zaposlenih,
  • sodoben proces zaposlovanja s centralno evidenco kandidatov in skladnostjo z GDPR,
  • digitalno evidentiranje delovnega časa in odsotnosti brez papirnih evidenc,
  • pripravo poročil in izvoz podatkov za obračun plač,
  • dostop do sistema prek računalnika ali mobilnega telefona za zaposlene in vodje.

Upravljanje sprememb in uvajanje sistema

Zaposleni v podjetju Barrandov Studio opravljajo različna dela, približno 30 % zaposlenih pa nima rednega dostopa do računalnika ali elektronske pošte.

Za uspešno uvedbo sistema so bili v večini ekip imenovani interni ambasadorji, ki so bili dodatno usposobljeni za uporabo sistema. S svojim znanjem so pomagali sodelavcem pri vsakodnevni uporabi sistema ter predstavljali pomembno povezavo med uporabniki in implementacijsko ekipo.

Ključne koristi

Večja učinkovitost HR procesov

  • priprava podatkov za obračun plač se je skrajšala z dveh delovnih dni na približno štiri ure,
  • bistveno manj časa je potrebnega za administrativne naloge in pripravo dokumentacije,
  • enkraten vnos podatkov zmanjšuje možnost napak in zagotavlja večjo usklajenost podatkov.

Večja skladnost in varnost podatkov

  • proces zaposlovanja je usklajen z zahtevami GDPR,
  • odpravljeno je pošiljanje življenjepisov po elektronski pošti,
  • sistem samodejno spremlja pomembne roke, kot so zdravniški pregledi, usposabljanja in certifikati.

Večja vključenost vodij

  • vodje imajo boljši vpogled v podatke o svojih ekipah,
  • do informacij lahko dostopajo kadarkoli in iz katerekoli naprave,
  • pregledni in ažurni podatki omogočajo boljše odločanje.

Boljša uporabniška izkušnja zaposlenih

  • zaposlenim je na voljo pregledna organizacijska struktura podjetja,
  • osebni podatki in dokumenti so dostopni na enem mestu,
  • odsotnosti lahko urejajo samostojno, z jasnim pregledom stanja dopusta in drugih odsotnosti.

Zaključek

Z uvedbo sistema FledgeWorks je podjetje Barrandov Studio pomembno izboljšalo učinkovitost HR procesov, zmanjšalo administrativne obremenitve in povečalo kakovost kadrovskih podatkov.

Digitalizacija je omogočila hitrejše izvajanje procesov, večjo skladnost z zakonodajo ter boljše sodelovanje med kadrovsko službo, vodji in zaposlenimi. Podjetje je tako pridobilo sodobno digitalno podporo za nadaljnji razvoj kadrovske funkcije.