Študija primera: Vpliv digitalizacije kadrovske funkcije na izkušnjo zaposlenega in zavzetost zaposlenih v družbi KOTO
Urša Mlakar, direktorica sektorja za razvoj in upravljanje kadrov
Anita Čolić, strokovnjakinja za kadre
Vplivi na izkušnje in zavzetost zaposlenih so naslednji:
- Digitalizacija kadrovske administracije in uvedba samopostrežnih možnosti za zaposlene sta pozitivno vplivali na izkušnje zaposlenih. Digitalizirana kadrovska administracija je izboljšala izkušnje zaposlenih v kadrovski službi in nam nudila več časa za upravljanje talentov. Zmanjšalo se je ročno vnašanje podatkov, zaradi česar je manj napak, z avtomatizacijo pa se je pohitrilo izvajanje administrativnih nalog. Samopostrežni dostop opolnomoči zaposlene in jim omogoča hitro pridobivanje informacij ter dokumentov iz delovnega razmerja. To povečuje njihovo neodvisnost, občutek nadzora in odgovornosti. Zmanjšanje administrativnih obremenitev prispeva k povečanju zadovoljstva in zavzetosti zaposlenih.
- Dobra digitalna podprtost procesa zaposlovanja nam znatno olajša selekcijo in postopek ocenjevanja ter izbire pravega kandidata. V postopku selekcije je namreč bistvenega pomena izbira pravega kandidata, ki bo imel v našem delovnem okolju priložnost delati to, kar zna najbolje, izkoristiti svoja znanja, spretnosti, talente in razviti svoj potencial. V postopek ocenjevanja primernosti kandidatov lahko s FledgeWorks platformo na enostaven način vključimo več sodelavcev in jih pri tem čim manj obremenjujemo z dodatnim administrativnim delom. Način ocenjevanja ustreznosti in selekcije kandidatov je enostaven in pregleden, zato se lahko zanesemo na to, da bomo z veliko večjo objektivnostjo in gotovostjo povabili k razgovoru prave kandidate. Ker se izkušnja zaposlenega začne že pred postopkom zaposlovanja, je pomembno, da v postopku oddaje vlog in selekcije kandidatu zagotovimo dobro izkušnjo. Digitalna orodja tako nam, kot kandidatom pri tem precej olajšajo delo. Avtomatizacija sporočil, ki hkrati omogoča dovoljšno mero personalizacije , kandidatom omogoča prejem hitrih povratnih informacij o stanju njihove vloge in hkrati razbremeni sodelavce v kadrovskem oddelku. Enostavna organizacija razgovorov nas dodatno razbremeni administrativnega dela, prihranjen čas pa lahko namenimo pripravi na razgovore. Dobra digitalna podpora nam omogoča nudenje dobre izkušnje tudi neizbranim kandidatom. To je pomembno predvsem z vidika naše blagovne znamke delodajalca in izgradnje baze kandidatov, posledično pa za hitrejši odziv na potrebe zaposlovanja in grajenje odnosov.
- Prenovljen in digitalno podprt proces uvajanja v delo (angl. onboarding) nam je omogočil, da imajo novi sodelavci že ob prihodu na delovno mesto jasno predstavo o tem, kaj se od njih pričakuje, in zagotovljeno vso delovno opremo ter delovna navodila FledgeWorks nam omogoča, da jasno zapišemo program in aktivnosti uvajanja ter cilje in pričakovanja za obdobje uvajanja, ti pa so novim sodelavcem in članom uvajalnega tima vedno dostopni v nekaj klikih. FledgeWorks omogoča tudi enostavno in pregledno podajanje povratnih informacij, tako da lahko novi sodelavec kadarkoli preveri in spremlja svoj napredek. Jasno zastavljene aktivnosti uvajanja in opomniki za vodje in člane uvajalnega tima spodbujajo k bolj sistematičnemu in doslednemu sledenju uvajalnega programa, kar daje novim sodelavcem občutek, da so dobro sprejeti v kolektiv, cenjeni in da imajo ustrezne pogoje za učenje
- Upravljanje uspešnosti. To je eden izmed kompleksnejših procesov z velikim vplivom na zavzetost zaposlenih. V tem procesu želimo povezati poslanstvo in vizijo podjetja z osebnimi poslovnimi cilji posameznika, ki opredeljujejo smisel njegovega dela, spodbujati zaposlene in jim omogočiti pogoje za razvoj njihovih potencialov . Ti procesi neposredno vplivajo tako na izkušnjo zaposlenega, še posebej pa na vse dimenzije zavzetosti . Ker so ti procesi ključni in hkrati zelo kompleksni ter vodjem nalagajo dodatne izzive, je pri tem ključnega pomena dobra digitalna podpora. FledgeWorks nam omogoča, da so ti procesi transparentni in čim bolj usmerjeni k zaposlenim in vodjem ter nam omogočajo veliko mero agilnosti pri upravljanju kompetenčnega modela, vodenju razvojnih pogovorov vodij z zaposlenimi ter postavljanju ciljev in osebnih poslovnih načrtov za zaposlene. Enostavno upravljanje postavljenega kompetenčnega modela, enostavno ocenjevanje kompetenc ter kompetenčni profili zaposlenih podpirajo vodje pri postavljanju jasnih pričakovanj do svojih zaposlenih, lažjem spremljanju njihovega razvoja in določanju zanje motivirajočih ciljev. Zaposleni pa imajo vedno možnost vpogleda v lastne kompetenčne profile in zastavljene cilje. Digitalno podprti razvojni razgovori vodjem olajšajo vodenje razgovorov in spodbujajo zaposlene k podaji predlogov za lasten in organizacijski razvoj.
- Usposabljanje. Pri prenovi procesov načrtovanja in izvajanja usposabljanja smo želeli, da bo v čim večji meri spodbujal zavzetost zaposlenih. Digitalna podpora nam omogoča, da z vnaprej definiranim katalogom izobraževanja, ki sloni na postavljenem kompetenčnem modelu, zastavljene razvojne in kompetenčne cilje enostavno povežemo z ustreznim programom usposabljanja. V informacijskem sistemu FledgeWorks ustvarjamo programe usposabljanj, vabimo udeležence, spremljamo njihovo udeležbo ter hranimo diplome in certifikate. V tem procesu zagotavljamo agilen razvoj kompetenc, potrebnih za uspešno delo na delovnem mestu, in opolnomočimo zaposlene za samostojno delo, sprejemanje odločitev ter izvajanje izboljšav. S tem omogočimo doživljanje občutkov preseganja omejitev, rasti, lastne vrednosti in zaupanja vase.
Zaključek
S prenovo in digitalno podprtostjo navedenih procesov smo postavili trdne temelje za nadaljnji razvoj, tako kadrovskih procesov in orodij kot tudi vseh zaposlenih. Ti nam bodo olajšali izzive, ki so pred nami, predvsem na področju kariernega razvoja zaposlenih
