Celovita HRM rešitev

Play Video

Predstavitev

Stranka:

Panoga:

Bančništvo

Izzivi:

  • Uvedba celostne informacijske podpore za HR procese in obračunavanje plač.
  • Dvig učinkovitosti HR procesov.
  • Digitalizacija vseh HR procesov.
  • Optimizacija dela priprave podatkov in izvedba procesa obračuna plač.
  • Zagotoviti konsistentnost podatkov pri prenosu podatkov iz kadrovskega v plačni sistem.
  • Posodobitev procesa upravljanja uspešnosti zaposlenih.
  • Posodobitev spremljanja, ocenjevanja in nagrajevanja uspešnosti.

Predstavitev naročnika

Nova KBM je univerzalna, sistemsko pomembna banka z več kot 150-letno tradicijo bančništva v Sloveniji. Pod okriljem lastništva mednarodnega finančnega sklada Apollo Global Management, L.L.C. (Apollo) in Evropske banke za obnovo in razvoj (EBRD) uresničujejo vizijo postati najboljša banka v Sloveniji. Banka, ki je imela na dan 1. 4. 2020 1151 zaposlenih in je druga največja banka v Sloveniji, zagotavlja kakovostne, sodobne, varne in donosne finančne rešitve za uresničevanje osebnih in poslovnih ciljev. V februarju 2020 je Nova KBM uspešno zaključila nakup Abanke in začela postopek združevanja obeh bank, ki se bo predvidoma zaključil do konca leta 2020. Nova, združena banka, bo še močnejša in bo z najbolj razširjeno mrežo prisotna po vsej državi. 

Izzivi naročnika

V Novi KBM se zavedajo, da sta za zagotavljanje kakovostnih bančnih storitev, razvoj zaposlenih ter učinkovito upravljanje kadrovskih procesov ključnega pomena. V zadnjih letih, pod okriljem novega vodstva, sistematično izboljšujejo notranjo učinkovitost organizacije, s ciljem zagotoviti izpolnjevanje petstebrne poslovne strategije: razvoj zaposlenih in organizacijske kulture, odličnost v poslovanju s strankami, zagotavljanje operativne učinkovitosti, rasti in dobičkonosnosti, obvladovanje tveganj in zagotavljanje skladnosti poslovanja. 

Prenovo delovnih procesov so na kadrovskem področju – upravljanja z ljudmi, usmerili v cilj hitrega dostopa in izmenjave ključnih podatkov, vpeljave učinkovitih delovnih procesov ter spremljanja doseganja načrtovanih ciljev uspešnosti posameznika. Zaradi velikega števila zaposlenih, kompleksnih postopkov, med katerimi so se do sedaj nekateri upravljali neavtomatizirano, in razvejane organiziranosti, so v banki potrebovali celostno digitalizacijo kadrovskih procesov in procesa obračunavanja plač.

Zastavljeni cilji na začetku projekta:

  • Narediti učinkovitejše in hitrejše izvajanje kadrovske administracije in kadrovskih procesov zaposlovanja, uvajanja v delo, upravljanja uspešnosti dela, nagrajevanja po uspešnosti in razvoja zaposlenih. 
  • Optimizirati in pohitriti vse postopke priprave podatkov in izvedbo procesa obračuna plač in drugih izplačil.
  • Posodobiti in avtomatizirati proces spremljanja, ocenjevanja in nagrajevanja uspešnosti zaposlenih, ki bo upošteval tako uspešnost izvedbe dela posameznika kot uspešnost podjetja. 
  • Zagotoviti enovite vnose vseh podatkov in njihovo 100 % konsistentnost. 
  • Odpraviti neskladja in avtomatizirati prenos podatkov iz kadrovskega v plačni sistem.

Študija primera

Rešitev

Rešitev za Novo KBM je bila implementacija integriranih informacijskih rešitev FledgeHR in FledgePayroll, ki zagotavljata digitalno platformo za uresničitev vseh ciljev naročnika v projektu prenove kadrovskih procesov. 

Rešitev FledgeHR omogoča vzpostavitev kompleksnih struktur organizacije po različnih poslovnih segmentih in funkcijah organizacije. Elementi delovnih mest so stroškovni centri, delovišča in pozicije zaposlenih v organizacijski strukturi banke, ki se povezujejo med seboj. Vse to omogoča enostaven pregled celotne organizacije in pregled razvrstitve delavcev po delovnih mestih in pozicijah. 

Kadrovska administracija v rešitvi FledgeHR je enostavna in pregledna, ponavljajoča se dela so avtomatizirana.

Rešitev FledgeHR bo po zaključku implementacije vseh modulov omogočala digitalizacijo in učinkovitost vseh kadrovskih procesov: zaposlovanja, uvajanja v delo, upravljanja uspešnosti dela, nagrajevanja in razvoja, v skladu s specifičnimi in splošnimi kompetencami, ki so za uspešno in učinkovito delo zahtevane za posamezna delovna mesta. FledgeHR omogoča tudi ocenjevanje kompetenc po metodi 360 in na podlagi rezultatov usmerjen razvoj zaposlenih v tiste kompetence, ki so najpomembnejše za odlično opravljanje dela.

Rešitev za obračun plač in drugih izplačil FledgePayroll omogoča hitro pripravo in obdelavo podatkov. Z vgrajenimi avtomatiziranimi kontrolami zagotavlja konsistentnost in 100 % natančnost podatkov v procesu obračuna plač. S pomočjo dinamičnih reportov se generirajo vsi zahtevani izpisi in poročila.

Implementacija

Sinhronizirana, paralelna vpeljava rešitev – FledgeHR in FledgePayroll.

1. Faza: priprava in zagon aplikacije FledgeHR. 

2. Faza: vzpostavitev organizacije in kadrovske administracije.

  • Vzpostavitev organizacije Nove KBM v aplikaciji FledgeHR.
  • Priprava in uvoz podatkov o delavcih v FledgeHR.

3. Faza: priprava in zagon aplikacije FledgePayroll.

  • Povezava FledgePayroll s sistemom za registracijo prisotnosti.
  • Obračun plač in drugih izplačil, ki jih izplačuje banka, v FledgePayroll.
  • Povezava z zalednimi sistemi (Glavna knjiga, Banka net) in s FledgePayroll.
  • FledgeHR & Payroll: Elektronsko obveščanje o izplačilih.

4. Faza: priprava konsolidiranih podatkov za dejanske  paralelne obračune

  • Lokalne nastavitve in nastavitve za stranko.
  • Migracija testnih podatkov.
  • Testiranje skupaj z uporabnikom, uvodna predstavitev.
  • Podrobno šolanje na testnih podatkih.
  • Vzpostavitev plačnega dela kadrovske evidence.
  • Priprava podatkov za obračun – “prisotnost„.

5. Faza: trije paralelni testni obračuni

  • Vhodni podatki iz »starega« produkcijskega obračuna.
  • Preverba izračunov, rekapitulacij, REK obrazcev, nakazil.
  • Izvedeni trije paralelni primerjalni obračuni.
  • Produkcijski zagon rešitve.

6. Faza: v fazi implementacije so še kadrovski procesi:

  • ciljno vodenje in sistem nagrajevanja,
  • proces Selekcija in izbira kadrov,
  • proces Uvajanje in poskusno delo.

7. V nadaljevanju bodo implementirani naslednji procesi: 

  • proces Učenje in Razvoj zaposlenih,
  • Modela specifičnih (funkcionalnih) kompetenc,
  • Proces Karierni razvoj,
  • Planiranje.

8. Faza: izboljšave, nadaljnji razvoj.

Rešitev

Izvedena rešitev in rezultati

  • Rešitev je enovito digitalizirala kadrovske procese in kadrovsko administracijo ter vse postopke priprave in obračuna plač in drugih izplačil.
  • Digitalna organizacijska shema omogoča preglednost in jasnost pozicij, delovišč in stroškovnih mest.
  • Vsi zaposleni imajo dostop do svojih osebnih map s podatki in dokumenti iz različnih elektronskih naprav. Svoje podatke, na osnovi katerih se uveljavljajo pravice, lahko sporočajo in spreminjajo preko elektronsko oddanih zahtevkov.
  • Kreiranje kadrovskih dokumentov je s pomočjo predlog in avtomatizacije možno le z nekaj kliki.
  • FledegHR omogoča upravljanje uspešnosti dela, kjer vodje s ciljnim vodenjem zaposlenim postavijo cilje, tako da lahko le-ti natančno vedo, kaj se od njih pričakuje. 
  • Ocenjevanje uspešnosti in posledično nagrajevanje poteka na podlagi jasno opredeljenih kriterijev merjenja.
  • Razvoj zaposlenih bo potekal na osnovi modela splošnih kompetenc in kataloga specifičnih kompetenc.
  • Kadrovski sistem FledgeHR je vsebinsko in procesno povezan in integriran s sistemom za obračun plač FledgePayroll, kar zagotavlja natančnost in hitrost pri pripravi podatkov za obračun plač, saj ni potrebe po dodatnem vnosu kadrovskih podatkov na strani plačnega modula in posledično morebitnih napak zaradi neusklajenih podatkov.
  • FledgePayroll je z vgrajeno logiko, prilagojeno za delo v velikih poslovnih okoljih, omogočil hitrejše in učinkovitejše delo v procesih priprave ter izvedbe obračunov in poročanj.
  • Dodatna poročila, narejena po meri naročnika, bodo omogočala izpise prilagojenih in specifičnih kvalitetnih informacij za sprejemanje pomembnih odločitev vodstva.

Prednosti

  • Zaradi digitalizacije se je povečala učinkovitost kadrovskih procesov in administracije.
  • Enostaven in celovit vpogled v podatke o zaposlenih in njeihovo umeščenost v organizaciji.
  • Hitrejše in učinkovitejše delo priprave podatkov ter izvedbe postopkov obračuna plač in drugih izplačil.
  • Zagotovljena je 100 % skladnost z uredbo GDPR (varnost podatkov, revizijska sled, uveljavljanje pravic posameznika preko elektronskih obrazcev).
  • Sistem zagotavlja preko obeh sistemov, FledgeHR in FledgePayroll, enovit (enkratni) vnos vseh informacij.
  • Spremljanje in ocenjevanje uspešnosti zaposlenih poteka učinkovito in pregledno, zaposleni pa so vedno seznanjeni s pričakovanji in kriteriji merjenja njihove uspešnosti. 
  • FledgeHR zagotavlja ustrezno pogostost povratnih informacij, saj je način podajanja digitaliziran in zato hiter in enostaven.
  • Razvoj zaposlenih je usmerjen v znanja, veščine in sposobnosti, ki so najpomembnejše za uspešno opravljanje dela. 

Usmerite kadrovske procese v ljudi in ne v papirje!