Предизвици
Nova KBM (OTP Bank) е свесна дека за обезбедување квалитетни банкарски услуги, развојот на вработените и ефективното управување со процесите за човечки ресурси се клучни. Во последните години, под покровителство на новиот менаџмент, систематски ја подобруваа внатрешната ефикасност на организацијата, со цел да обезбедат усогласеност со деловната стратегија заснована на пет столба: развој на вработените и организациска култура, извонредност во услугата кон клиентите, оперативна ефикасност, раст и профитабилност, управување со ризици и деловна усогласеност.
Во областа на човечките ресурси – управување со човечки ресурси, обновата на работните процеси беше фокусирана на целта за брз пристап и размена на клучни податоци, воведување поефикасни работни процеси и следење на остварувањето на планираните индивидуални цели за перформанси. Поради големиот број вработени, комплексните процедури, од кои дел досега се управувале неавтоматизирано, и разновидната организација, на банката ѝ беше потребна сеопфатна дигитализација на HR процесите и процесот за пресметка на плата.
Цели поставени на почетокот на проектот
-
Поефикасна и побрза имплементација на HR администрацијата и HR процесите за регрутација, воведување во работа, управување со перформанси, наградување според перформанси и развој на вработени.
-
Оптимизирање и забрзување на сите процедури за подготовка на податоци и процесот за пресметка на плата и други исплати.
-
Ажурирање и автоматизација на процесот за следење, евалуација и наградување на перформансите на вработените, кој ќе ги земе предвид и перформансите на поединецот и перформансите на компанијата.
-
Обезбедување унифициран внес на сите податоци и 100% конзистентност.
-
Елиминирање на неконзистентностите и автоматизација на преносот на податоци од HR системот кон системот за пресметка на плата.
Решение
Решението за Nova KBM (OTP Bank) беше имплементација на интегрираните апликации FledgeHR и FledgePayroll, кои обезбедуваат дигитална платформа за постигнување на сите цели на клиентот во проектот за обновување на процесите за човечки ресурси.
FledgeHR решението овозможува воспоставување комплексни организациски структури низ различни деловни сегменти и функции на организацијата. Работните места се поврзани со трошковни центри, работни центри и позиции на вработените во организациската структура на банката. Сето ова овозможува лесен преглед на целата организација и преглед на класификацијата на работниците според работно место и позиција.
Администрацијата за човечки ресурси во FledgeHR е едноставна и транспарентна, а повторливата работа е автоматизирана.
По завршувањето на имплементацијата на сите модули, FledgeHR решението ќе овозможи дигитализација и ефикасност на сите процеси за човечки ресурси: регрутација, воведување во работа, управување со перформанси, наградување и развој на вработени, во согласност со специфичните и општите компетенции потребни за успешна и ефикасна работа на поединечни работни места. FledgeHR исто така овозможува проценка на компетенции според методот 360 степени и развој на вработените ориентиран кон резултати, во компетенциите што се најважни за успешно и квалитетно извршување на работата.
Решението за пресметка на плата и други исплати, FledgePayroll, овозможува брза подготовка и обработка на податоци. Со вградени автоматизирани контроли, обезбедува конзистентност и 100% точност на податоците во процесот за пресметка на плата. Со помош на динамични извештаи, се генерираат сите потребни печатени прегледи и извештаи.
Имплементација
Синхронизирана, паралелна имплементација на решенијата – FledgeHR и FledgePayroll.
Фаза 1: Подготовка и пуштање во употреба на FledgeHR апликацијата
Фаза 2: Воспоставување на организацијата и HR администрацијата
- Поставување на организацијата на Nova KBM во FledgeHR апликацијата.
- Подготовка и увоз на податоци за вработените во FledgeHR.
Фаза 3: Подготовка и пуштање во употреба на FledgePayroll апликацијата
- Поврзување на FledgePayroll со системот за евиденција на присуство.
- Пресметка на плати и други исплати во FledgePayroll.
- Поврзување со back-office системи (General Ledger, Bank net) и FledgePayroll.
- FledgeHR & Payroll: Електронско известување за исплати.
Фаза 4: Подготовка на консолидирани податоци за реални паралелни пресметки
- Локални и кориснички поставки.
- Миграција на тест податоци.
- Тестирање заедно со корисникот, воведна презентација.
- Детална обука на тест податоци.
- Воспоставување на делот за плата во HR евиденцијата.
- Подготовка на податоци за пресметка – „присуство“.
Фаза 5: Три паралелни тест пресметки
- Влезни податоци од претходната активна пресметка.
- Проверка на пресметки, рекапитулации, REK обрасци, трансфери.
- Беа извршени три паралелни споредбени пресметки.
- Пуштање на решението во употреба.
Фаза 6: HR процесите сè уште се во фаза на имплементација:
- Управување преку цели и систем за наградување,
- Селекција на кадар и процес на избор,
- Воведување во работа и пробни периоди.
Фаза 7: Ќе бидат имплементирани следните процеси:
- Процес за учење и развој на вработени,
- Модели на специфични (функционални) компетенции,
- Процес за кариерен развој,
- HR планирање.
Фаза 8: Подобрувања, понатамошен развој
Имплементирано решение и резултати
-
Решението унифицирано ги дигитализираше HR процесите и HR администрацијата, како и сите процедури за подготовка и пресметка на плата и други исплати.
-
Дигиталната организациска шема овозможува транспарентност и јасност на позициите, работните центри и трошковните центри.
-
Сите вработени имаат пристап од различни електронски уреди до своите лични папки со податоци и документи. Тие можат да комуницираат и да ги менуваат своите податоци, врз основа на кои ги остваруваат своите права, преку електронски поднесени апликации.
-
Креирањето HR документи со помош на шаблони и автоматизација е можно со само неколку клика.
-
FledgeHR овозможува управување со перформанси преку управување преку цели за поставување очекувања за вработените, така што тие точно знаат што се очекува од нив.
-
Евалуацијата на перформансите и последователното наградување се базираат на јасно дефинирани критериуми за мерење.
-
Развојот на вработените ќе се базира на моделот на општи компетенции и каталогот на специфични компетенции.
-
FledgeHR системот е содржински и процесно поврзан и интегриран со FledgePayroll системот за пресметка на плата, што обезбедува точност и брзина во подготовката на податоците за пресметка на плата, бидејќи нема потреба да се внесуваат дополнителни HR податоци на страната на модулот за плата, а со тоа се избегнуваат грешки поради неконзистентни податоци.
-
Со вградени правила и автоматизирани проверки приспособени за големи организации, FledgePayroll овозможи побрза и поефикасна работа во процесите на подготовка и извршување на пресметки и известување.
-
Дополнителните извештаи, изработени според потребите на клиентот, овозможуваат подготовка на приспособени и релевантни информации за носење важни менаџерски одлуки.
Предности
-
Дигитализацијата ја зголеми ефикасноста на HR процесите и администрацијата.
-
Лесен и сеопфатен увид во податоците за вработените и нивната локација во организацијата.
-
Побрза и поефикасна работа при подготовка на податоци и спроведување на процедури за пресметка на плата и други исплати.
-
Обезбедена е 100% усогласеност со GDPR регулативата (безбедност на податоците, ревизорска трага, остварување на индивидуалните права преку електронски обрасци).
-
Системот обезбедува, преку FledgeHR и FledgePayroll, единствен внес на сите информации.
-
Следењето и евалуацијата на перформансите на вработените се спроведуваат ефикасно и транспарентно, а вработените секогаш се свесни за очекувањата и критериумите за мерење на нивната успешност во перформансите.
-
FledgeHR овозможува редовно и лесно давање фидбек, бидејќи процесот е дигитализиран и лесен за користење.
-
Развојот на вработените е фокусиран на знаењата, вештините и способностите што се најважни за успешна работа.
