Имплементација на HRM платформа: Прилика да го растеретите вашиот тим
Воведувањето нова HRM платформа често се доживува како техничка задача. Но во пракса, тоа е многу повеќе од инсталирање софтвер и внесување податоци. Имплементацијата на HRM решение е стратешки чекор што влијае врз секојдневната работа на HR тимот, но и врз целата организација. Тоа е можност да ги унапредите процесите, да ја елиминирате непотребната администрација и да ослободите време за она што е суштината на HR: луѓето.
Во продолжение ви носиме преглед на чекорите и придобивките што ги носи имплементацијата на HRM платформа, како и совети за тоа како целиот процес да помине непречено.
Пред да започнеме: податоците што веќе ги имате
Секоја имплементација започнува со податоци. Тие се основа на секој HR систем и појдовна точка за понатамошната работа. Без квалитетни податоци, ниту еден систем, без разлика колку е напреден, нема да може да ја обезбеди својата целосна вредност. Затоа, првиот чекор при воведувањето HRM платформа е можност да застанете, да погледнете наназад и да се осигурате дека она што го внесувате навистина ја отсликува реалноста на вашата организација.
Самата одлука да воведете HRM платформа е вредна можност да:
- ги прегледате информациите што ги поседувате,
- ја проверите нивната точност,
- ги ажурирате,
- ги дополните доколку нешто недостасува.
Нашиот тим ве води низ овој процес, така што ниту еден важен податок нема да остане заборавен. На крајот, добивате систем што навистина ја отсликува вашата организација: ажуриран, целосен и подготвен да работи за вас.
Практичен пример: Ако со години чувате податоци за вработените во Excel датотеки, многу е веројатно дека податоците не се усогласени. Еден документ може да содржи точни адреси, а друг не. Имплементацијата е идеален момент сè да се обедини, исчисти и стандардизира. Резултатот не е само функционален систем, туку и квалитетна база на податоци што може да се користи за анализа, планирање и донесување одлуки.
Полесен почеток со шаблони и автоматизација
Кога податоците се подготвени, следува нивниот внес во системот. Ова може да изгледа како технички сложена задача, но со едноставни шаблони процесот станува брз и прецизен.
Автоматизираниот внес на податоци:
- значително ја намалува потребата од рачно внесување,
- го забрзува процесот на имплементација,
- ја намалува можноста за грешки.
Ова е особено важно за HR тимовите кои веќе се преоптоварени со оперативни задачи. Целта е да ве растеретиме и да ви овозможиме да се фокусирате на луѓето, а не на табелите.
Пример од практиката: Една компанија со околу 500 вработени успеала за само четири месеци да ги исчисти податоците за вработените, да подготви шаблони за внес и потоа да започне да го користи CoreHR модулот на платформата. На тој начин, нивниот HR тим добил нова сила. Наместо со бесконечни табели, се фокусирале на развојот и поддршката на вработените.
Тимска работа и јасен план: состаноци што го следат напредокот
Имплементацијата на HRM платформа не е процес што едноставно се поставува и потоа се заборава. За системот навистина да заживее во пракса, потребни се јасна комуникација и континуирано следење. Затоа организираме редовни проектни состаноци со клиентите.
На овие состаноци:
- го следиме напредокот на проектот,
- ги разгледуваме специфичните потреби на вашата организација,
- ги усогласуваме процесите и функционалностите,
- постепено ги обучуваме административните корисници за самостојно користење на системот.
Овој пристап спречува HRM платформата да стане „уште еден софтвер“ што никој не го користи. Наместо тоа, таа станува алатка што тимовите со задоволство ја користат бидејќи навистина им ја олеснува работата.
Дополнителна придобивка: Овие состаноци често откриваат и дополнителни потреби на компанијата, како што се евиденција на сертификати, управување со работно време и присуство или интеграција со пресметка на плати и други системи, кои лесно може да се вклучат во проектот.
Едукација и оспособување на корисниците
Еден од најважните сегменти на имплементацијата е обуката. Не е доволно само да се постави системот и да им се предаде на корисниците. Клучно е тие да разберат како функционира и како може да им ја олесни работата.
Организираме обуки за HR администраторите, додека за менаџерите на тимови и вработените што ќе користат самоуслужни функционалности, на пример барање за одмор, подготвуваме PDF и видео упатства.
На овој начин, платформата не станува „мистерија“ резервирана за IT, туку алатка во рацете на сите вработени. Вработените брзо ги согледуваат придобивките, од побрзо поднесување барања и транспарентно следење на состојбата на одморите до намалување на документацијата и времето на чекање.
Кога луѓето се чувствуваат оспособени и гледаат дека системот им заштедува време, подготвени се да го користат и да го поддржат неговиот понатамошен развој.
Типични пречки и како да се надминат
Како и секој проект, и имплементацијата на HRM платформа може да се соочи со предизвици. Најчести се:
- Недостаток на време кај HR тимот: решението е фазна имплементација и максимална автоматизација.
- Отпор на вработените кон промени: обуката и јасното комуницирање на придобивките го намалуваат отпорот.
- Недостаток на поддршка од менаџментот: важно е лидерите активно да го поддржат проектот, бидејќи станува збор за организациска промена, а не само за техничка.
- Различни податоци во различни документи: процесот на чистење и стандардизација на податоците го решава овој проблем.
Секој предизвик е решлив кога постојат јасен план и поддршка од тимот. Токму тука доаѓа до израз искуството на имплементаторите. Тие знаат како да ги препознаат потенцијалните ризици и да ги спречат пред да станат проблем.
Тука сме за вас, на секој чекор
Од првиот ден на имплементацијата, па и долго по нејзиното завршување, нашиот тим за имплементација, HR консултант и техничка поддршка ви стојат на располагање. Без разлика дали имате прашање за некоја функционалност или сакате да се консултирате за следниот чекор, ќе ви одговориме брзо и конкретно.
Важно е да се нагласи: имплементацијата не завршува со последниот ден од проектот. Дури кога тимовите ќе почнат да ја користат HRM платформата во секојдневната работа, се појавуваат дополнителни прашања и потреби. Затоа поддршката е клучна.
Нашата цел не е само да го „инсталираме“ системот, туку да обезбедиме тој да стане дел од вашето секојдневие и навистина да носи резултати.
Што добивате по имплементацијата?
Кога процесот успешно ќе заврши, придобивките се видливи уште во првиот месец:
- побрзи и попрецизни процеси,
- помалку администрација и рачно внесување,
- подобра HR аналитика и увид во податоците,
- поголемо задоволство на HR тимот бидејќи има повеќе време за стратешки иницијативи,
- подобра соработка меѓу HR, менаџерите и вработените.
Долгорочно, HRM платформата придонесува за модернизација на целокупното работење и создавање организација подготвена за иднината. Транспарентноста, брзината и доверливоста стануваат нов стандард.
Напишано од Коста Лазички
Коста Лазички е Sales Representative и Country Director во FledgeWorks, каде што им помага на организациите да ги трансформираат и оптимизираат своите HR процеси со современи технолошки решенија за управување со човечки ресурси. Тој тесно соработува со клиентите за да ги разбере нивните деловни потреби и да имплементира скалабилни решенија што го подобруваат искуството на вработените, оперативната ефикасност и организацискиот раст.
